学校法人 早稲田大学 情報企画部 様
業種 教育関連
業務内容情報システムの企画・運用
RPA等を活用し業務の高度効率化を推進中
RPA等を活用し業務の高度効率化を推進中
株式会社 早稲田大学アカデミックソリューション 様
業種 教育関連
業務内容大学運営支援／教育支援／国際化支援など
申請書チェックシステム
- AI-OCR・ルールエンジン連携より申請書チェックを自動化
- 年間約5,500時間の作業削減見込み
臨時雇用者申請業務とは…
- 早稲田大学様では年間10,000 名（契約数としては20,000 件）のアルバイト（TA・RA・研究補助者・臨時職員等）を雇用します。
- アルバイトの雇用に際し、採用部署は大学側（事務）に雇用申請書（紙）を提出します。
- 大学側（事務）では申請内容をチェックして雇用管理システムに登録します。申請内容に誤りがあれば採用部署に問合せ修正します。
- 大学側（事務）では5 ～ 7 名の職員がこの業務を行っています。
課題
- 学期初め等の繁忙期に申請書の提出が集中する（繁閑の差が大きい）
- 申請書のチェック項目数が膨大 （1 申請あたり約200 項目）
- 法改正や制度変更などチェック要件が多岐に渡り複雑でプログラム化が困難
解決策
- ルールエンジン「NaU Rulebook」を採用した汎用チェックシステムの構築
- チェック要件は簡易なルール記法で業務担当者が直接編集可能
- チェック要件を記述してすぐに試せるテストツール（Web システム）を提供
NaU Rulebookを採用した申請書チェックシステム
多数の項目が存在するアルバイトの雇用申請書（紙）のOCR 読取結果チェックに NaU Rulebook（DataChecker）を採用。
ルール定義書イメージ
1
- 日付表記
- 開始日＜ 終了日であること
- 開始日と申請年月日の年度が同じであること
2
- 生年月日、希望職種を元に作成した時給テーブルと一致すること
3
- 交通費が要の場合は、最寄駅と金額が組み合わせ通りに入力されていること
4
休憩時間
- 勤務が6 時間以上の場合45 分以上取得しているか
- 勤務時間内に収まっているか
- 開始 ＜ 終了になっているか
※実際の申請書とは異なります。
※チェックルールは一例です。
申請書のチェックルールをエクセルの定義書に記述します。
※実際のルール定義書とは異なります。
テストツール画面イメージ
❶検査データをアップロードすると…
❷ルール定義書を基にチェック結果が表示されます。
まとめ
- DX 推進には、業務プロセスと業務ルールを環境変化に合わせて柔軟かつスピーディに変更できるシステムが求められます。
- 早稲田大学様は、臨時雇用者申請業務においてRPA、AI-OCR、ルールエンジンを組み合せ柔軟性の高い業務環境を実現しました。
- 早稲田大学様では今後このシステムを他業務に展開することを計画されています。